Windesheim over Xedule

Trajectleider Brenda Brontsema en Windesheimdirecteur Pieter Dieckmann

Deel deze pagina

In 2019 stapt hogeschool Windesheim stapsgewijs over op Xedule. Een investering op de korte én lange termijn. ‘De grootste winst is dat we nu Windesheimbreed kunnen plannen en roosteren’, zegt trajectleider Brenda Brontsema. ‘Daarnaast biedt Xedule een stevige basis voor het onderwijs zoals we dat in de toekomst voor ogen hebben, waarbij iedere student zijn eigen leerroute kan volgen’, vult Windesheimdirecteur Pieter Dieckmann aan.

‘Jullie werk wordt hier leuker van’, zegt Brenda Brontsema tegen de planners en roosteraars die begin 2019 starten met het gebruik van Xedule. Nadat in september 2018 de eerste opleidingen van Windesheim zijn gestart met de voorbereidingen om vanaf het tweede semester over te stappen, is het nu de beurt aan de tweede tranche. Daarna gaan de laatste opleidingen over. Brontsema  houdt de groep niet voor niets het einddoel voor ogen. Ze weet ook dat het loslaten van oude systemen en overstappen op iets nieuws complex is. ‘We hebben er bewust voor gekozen om dit in behapbare stappen te doen. Er komt veel bij kijken en het is altijd wennen aan een ander systeem, maar uiteindelijk levert het ons zowel op de korte als lange termijn veel op.’

Totaaloverzicht
Tot dit jaar waren de processen van plannen en roosteren bij Windesheim gescheiden processen. Opleidingen hadden hun eigen systematiek om een planning te maken. Zodra alle planningen klaar waren, konden de roosteraars aan de slag. ‘Een kwetsbaar systeem’, zegt Brontsema. Met Xedule is er nu één Windesheimbreed systeem waar plannen en roosteren bij elkaar komen. ‘Voorheen werd pas in de roosterfase helder of en hoe de planning paste qua lokalen. Dat leverde soms last-minute problemen op. Met Xedule zien we veel eerder in het traject of we het gaan redden. En je ziet gelijk aan welke knoppen je kunt draaien. Het de planners en roostermakers van de opleidingen een veel beter totaaloverzicht.’

Gelijk van start
Nadat de contracten met Advitrae gesloten waren, startte Windesheim gelijk met een Windesheimbreed trajectteam, het versterken van functioneel beheer én met de trainingen. ‘Vaak worden de eerste maanden gebruikt om alles helemaal uit te denken en kiezen scholen ervoor om zich te richten op een nieuw schooljaar’, zegt Pieter Dieckmann. ‘Wij zijn gelijk gestart met de planning en roosters van semester 2 van dit studiejaar, omdat je dan weet dat de inhoud van het onderwijs al uitgedacht is en in het proces van plannen en roosteren niet veel wijzigt. Zo konden we ons volledig richten op het in gebruik nemen van het nieuwe systeem. Ons doel is om eind 2019 met alle opleidingen gebruik te maken van Xedule. Van daaruit kunnen we kijken naar de toekomst, waarbij studenten meer regie over hun eigen leerroute krijgen. Studenten moeten kunnen vooruitkijken en hun eigen planning kunnen maken. Met Xedule kunnen we dit mogelijk maken.’

De eerste gebruikerservaringen: ‘Stabiel en gebruiksvriendelijk systeem’

Clemens Hoogeveen en Marloes Scheermeijer waren betrokken bij de overstap die de eerste opleidingen van Windesheim begin dit studiejaar maakten. Zij kijken terug op een geslaagd proces.

‘We kregen goede handvatten van Advitrae om aan de slag te gaan. Ook voor hen was het nieuw om gelijk te starten met de implementatie, maar zij hebben ons goed begeleid en gecoacht en denken goed mee om oplossingen te verzinnen zodra we ergens tegenaan lopen’, vertelt Hoogeveen. Al snel zag het team de meerwaarde van het nieuwe systeem. ‘Voorheen waren plannen en roosteren gescheiden. Als je wijzigingen had in de planning, moest je dat doorgeven aan de roosteraars. Erg foutgevoelig. Als er nu iets fout gaat, signaleer je dat veel eerder en kun je gelijk bijsturen.’

Zowel Hoogeveen als Scheermeijer is blij met het nieuwe systeem. ‘Het ziet er overzichtelijk uit en is  logisch opgebouwd’, zegt Scheermeijer. ‘Het nodigt uit om te gebruiken.’ Bovendien is de performance heel stabiel, vult Hoogeveen aan. ‘Ons oude systeem was soms traag en je werd er soms onverwacht uitgegooid. Met Xedule gaat dit veel beter.’

De komende tijd hopen beiden het systeem nog beter te leren kennen. ‘We merken dat we nog niet alle mogelijkheden gebruiken. Daar is nog winst te behalen’, zegt Scheermeijer.  Desalniettemin zien de eerste roosters met Xedule er al beter uit. ‘Minder tussenuren, optimaal gebruik van de ruimtes en voor de gebruikers realtime inzicht in hun uren.’

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de implementatie van Xedule binnen Windesheim of over Xedule als plan- en roosterapplicatie? Neem dan gerust contact met ons op, dat kan heel eenvoudig door het contactformulier in te vullen. Wij staan u graag te woord!

Gerelateerde artikelen

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.