Xedule implementatie Saxion

Snelle implementatie

Saxion ‘schrijft toekomst’ met ongekend snelle implementatie Xedule

Deel deze pagina

Het lukte Saxion om binnen 1,5 jaar iedereen te laten werken met Xedule. Ook al was de weg er naartoe onbekend en soms spannend, het implementatieteam en een team dat zich bezighoudt met de technische integraties van de benodigde systemen is waanzinnig trots. ‘Met de implementatie van Xedule voor heel Saxion hebben we echt een topprestatie neergezet. Nu kunnen we echt grote stappen maken om de studenttevredenheid over roosters nog verder te vergroten.’ Het programma Onderwijslogistiek binnen Saxion is de drijvende kracht achter de succesvolle implementatie.

Implementeren in waves

In het najaar 2018 werd de handtekening gezet onder het contract tussen Saxion en Advitrae. Het implementatieteam begon met het opstellen van hun doelen en er werd besloten op basis van welk scenario de implementatie van start ging. ‘We werden als implementatieteam niet eerst zelf getraind. We gingen tegelijk met de academies aan de slag met het leren kennen van Xedule. Het werd gaandeweg leren. Echt een sprong in het diepe en dat was omschakelen’, vertelt het implementatieteam. Niet snel daarna werd gestart met het maken van een onderwijslogistieke jaarkalender. Deze kalender bevat het gewenste proces voor het plannen van onderwijs. Per academie werd gekeken wat nodig was om daar te komen.

De nieuwe manier van denken omarmen

Met behulp van de onderwijslogistieke jaarkalender ging het implementatieteam aan de slag bij de academies in drie verschillende waves. Implementatieteam: ‘Daar liepen we wel tegen allerlei obstakels aan. Collega’s moesten een nieuw systeem leren kennen, vanuit een nieuwe rol als planner een nieuw proces doorlopen en tegelijkertijd de ‘winkel’ openhouden. Dat zorgde soms ook voor weerstand en verhitte discussies. We hebben echt weleens gedacht: waar zijn we aan begonnen.’ Terugkijkend heeft het implementatieteam hiervan juist ook veel geleerd. Monitoren, signaleren en escaleren werd het motto en door rustig te blijven en met elkaar te bespreken hoe iets het beste oplost kon worden, is er veel bereikt. Uiteindelijk lukte het om steeds vaker binnen de planning te blijven en de nieuwe manier van denken rondom onderwijsplanning te omarmen met elkaar.

‘De implementatie van Xedule heeft ook een andere manier van denken teweeggebracht.’

Technische uitdagingen

Voor het maken van een goede onderwijsplanning is alleen meer nodig dan een goed systeem. De beschikbaarheid van onder meer docenten, de beschikbaarheid van lokalen en het curriculum staan bij Saxion allemaal in verschillende systemen. Om de planners goed hun werk te kunnen laten doen, moet al deze informatie samengebracht worden. Hiervoor zijn technische integraties tussen Xedule en tientallen andere systemen nodig.

Een technisch team hield zich bezig met deze enorme klus. Er is goed gekeken naar het proces en de informatiebehoefte van de gebruiker. Vervolgens werd gekeken welke integraties er nodig waren en hoe deze eruit moesten zien. ‘In het verleden waren er veel houtje-touwtje-koppelingen. Nu hebben we veel meer vanuit visie gewerkt. We weten nu precies wat er gebeurt en waarom, als er iets misgaat. Dat is echt top’, vertelt het team.

Bij de Saxion Parttime School (SPS) werden de benodigde integraties met Xedule als eerste op orde gebracht, omdat studenten daar zelf kunnen kiezen welke modules ze willen volgen. Er wordt veel flexibiliteit gevraagd, meer dan bij voltijdopleidingen waar het curriculum grotendeels vaststaat. De student bepaalt zijn eigen rooster, omdat hij zijn eigen modules plant. Daarom zijn er meer integraties met andere systemen nodig dan bij voltijdopleidingen. Onlangs zijn de Xedule-integraties voor SPS succesvol opgeleverd.

 ‘Saxion heeft een mooie balans gevonden tussen kwaliteit en acceptatie. Dit zorgde voor een ongekend snelle en succesvolle implementatie’

Bereidwillige collega’s

Danielle Regeling, projectleider implementatie bij Saxion is enorm trots op deze bijzondere prestaties: ‘Een grote succesfactor van deze implementatie was de bereidwilligheid van de planners en teamleiders.’ Het was voor het eerst dat over de volle breedte van Saxion een nieuw systeem werd geïmplementeerd. Hoewel het soms lastig was om iedereen op één lijn te krijgen, stond een tevreden student over zijn/haar rooster altijd op het netvlies. ‘Saxion heeft een mooie balans gevonden tussen kwaliteit en acceptatie. Dit zorgde voor een ongekend snelle en succesvolle implementatie’, aldus Jan Hendrik van Schaik van Advitrae.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over de implementatie van Xedule of over Xedule als plan- en roosterapplicatie? Neem dan gerust telefonisch contact met ons op of vul het contactformulier in.

Gerelateerde artikelen

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.