Xedule professional

MBO Utrecht komt tot een geharmoniseerde wijze van plannen en roosteren

“Alleen met een knoppencursus kom je er niet. Een Xedule Professional levert de ondersteuning die wij nodig hebben en meer”

Kirsten Zwart, coördinator onderwijslogistiek aan het MBO Utrecht

Deel deze pagina

MBO Utrecht komt tot een geharmoniseerde wijze van plannen en roosteren met Xedule Professional

Een nieuw systeem brengt een andere werkwijze en daarmee een andere denkwijze met zich mee. Het is lastig om de oude denkwijze los te laten. Xedule Professionals (XP) heeft in Corona tijd met onder andere zelfgemaakte instructievideo’s het team meegenomen in het proces van plannen en roosteren in de applicatie Xedule. Hoe dat is gegaan, bespreken we met Kirsten Zwart, coördinator onderwijslogistiek van MBO Utrecht. Lees verder hoe zij onze Xedule Professional heeft ervaren en welke resultaten zijn behaald.

Speciaal bezoek door Koningin Maxima

Op de dag dat wij met Kirsten een gesprek hadden over de samenwerking tussen MBOU en XP, bracht koningin Maxima een bezoek aan de  mbo-school en sprak met leerlingen over online onderwijs, maar ook over hoe lastig het is om in deze tijd een stageplaats te krijgen. MBO Utrecht fungeerde als gastschool voor andere mbo-scholen. Een totale verrassing voor velen. Het bezoek was bij een heel klein groepje mensen bekend.

Toekomstbestendig onderwijs

Kirsten Zwart werkt nu 4,5 jaar als coördinator onderwijslogistiek aan het MBO Utrecht. MBO Utrecht is een kleinschalige, interconfessionele onderwijsinstelling die doelmatig onderwijs aanbiedt met focus op de hoogste niveaus van het mbo. Ze bieden met ongeveer 500 medewerkers ruim 50 mbo-opleidingen aan, aan ongeveer 5.000 studenten, in uiteenlopende domeinen van het mbo-onderwijs. “Er werken voor MBO Utrecht zeven roostermakers, die allen een eigen methode en aanpak hadden. Mijn belangrijkste taak is om te zorgen voor een verbetering van het onderwijslogistieke proces om het onderwijs bij MBOU toekomstbestendig te maken”, volgens Kirsten. “Om het proces te begrijpen hoe een rooster van tot stand komt, ben ik  destijds  in gesprek gegaan met roostermakers, de opleidingscoördinatoren en onderwijsdirecteuren. Ik kwam tot de conclusie dat het rooster het eindproduct is van een heel proces wat daaraan voorafgaat, namelijk de onderwijsplanning”.

Pilot Xedule

“Ons onderwijs heeft als focus: ‘aandacht voor de student maar vooral ook met aandacht hoe de student leert’. Er is dus veel ruimte voor maatwerk. We hebben voor de applicatie Xedule gekozen omdat we het onderwijs logistieke proces efficiënt in willen richten, zodat de focus in de organisatie zo optimaal mogelijk gericht is op de kwaliteit van het onderwijs. Om dat te bewerkstelligen is onder andere een geharmoniseerde wijze van plannen en het tijdig signaleren van knelpunten noodzakelijk. Een integraal plan- en roostersysteem als Xedule kan in die behoefte voorzien.”, vervolgt Kirsten.

“Met een team hebben we eerst kleine stapjes gezet. In het voorjaar van 2018 hebben we met een brede groep het onderwerp onderwijslogistiek verkend en in het najaar van 2018 hebben wij het advies “onderwijslogistiek, meer dan alleen roosteren!” aan het CvB voorgelegd”, gaat Kirsten verder. “In januari 2019 zijn we samen met Xedule Professionals de pilot Xedule jaarplanning gestart. We hebben samen een fasering aangebracht:

  • Fase 1: pilot jaarplanning Xedule
  • Fase 2: uitrol jaarplanning en pilot met de roostermodule van Xedule
  • Fase 3: voorjaar 2021 uitrol van de roostermodule.

In 2021 is het de bedoeling dat alle afdelingen van het MBOU roosteren en plannen in Xedule”.

Waarom Xedule Professional?

“We hebben Xedule gefaseerd geïmplementeerd. Er moet een vertaalslag gemaakt worden hoe het systeem zo in te richten dat we op de gewenste manier onderwijs kunnen geven. En hoe wij het in Xedule kunnen verwerken zoals het in onze hoofden zit. Daarvoor hadden we specialistische hulp nodig. Alleen met een knoppencursus kom je er niet. Een Xedule Professional levert de ondersteuning die wij nodig hebben en meer”, geeft Kirsten aan. “Hierin heeft vooral Diane Kardol als Xedule Professional een fantastische bijdrage geleverd en levert die nog steeds, want we zijn er nog niet”, aldus Kirsten.

Instructievideo’s

“Vanwege de corona crisis moesten wij in één keer online gaan werken”, vervolgt Kirsten. “Om ons vooruit te helpen heeft Diane hele heldere online instructievideo’s gemaakt die erg goed werken. Ze werkt volgens de methodiek voordoen — samen doen – zelf doen. Samen met Diane ben ik nu aan het onderzoeken hoe we de teams die nog niet over zijn, gaan inrichten. Met name de afdeling Verpleging en Verzorging (vanwege de specifieke manier van lesgeven en roosteren) en de Herman Brood Academie (op basis van studentgericht roosteren) vragen een andere manier van denken en werken. We richten het nu al in zodat de invulling van de data straks soepel gaat”.

De uitdaging van signaleringen

“Wij vonden het uitdagend om de signaleringen van Xedule te kunnen lezen en vooral goed te begrijpen. Ze zijn soms wat cryptisch. Het ontcijferen van de signaleringen lukte ons daarom soms niet goed. Diane heeft de belangrijkste signaleringen uitgezocht en het team meegenomen in het proces en daarmee geholpen. We moeten er actief mee bezig zijn om het goed te lezen en te begrijpen. Kortom, er moet tijd ingestoken worden”.

Onderwijsboulevard

“Als school zitten wij nu op een tijdelijke locatie. Op Kanaleneiland wordt op een duurzame wijze een onderwijsboulevard opgezet. De planning is dat het eind 2022 gereed is. Door de onderwijsboulevard komt al het onderwijs bij elkaar. Daarnaast hebben we nog de praktijkopleiders Rivas, Gooise Zorgacademie en het St. Antonius Ziekenhuis. Door de onderwijsboulevard zullen we slimmer met de ruimtes om moeten gaan. Ons vorig roosterpakket kon daar niet mee om gaan. Xedule wel, maar dat vraagt in Xedule wel om meer samenwerking tussen de verschillende roostermakers. Niet alleen om de lokalen goed te plannen, maar ook worden de docenten vaker over verschillende opleidingen ingezet. Belangrijk is dan dat de teams tijdig hun informatie aanleveren”, geeft Kirsten aan.

MBO Utrecht
Kirsten Zwart en Diane Kardol samen in een online meeting

Samenwerking met Xedule Professional

“De samenwerking met XP is heel erg goed! De servicedesk is heel toegankelijk en prettig. Diane denkt heel goed mee en brengt rust, structuur en houdt overzicht. Ze kan ook echt de diepte in gaan. Ze spreek de taal van de roostermakers en kan zich heel goed inleven in waar de roostermaker tegenaan loopt. Daarnaast heeft ze een hele fijne persoonlijkheid en we hebben ook veel plezier, niet onbelangrijk. Ze ligt heel goed in het team van roostermakers. Wij bevelen Xedule Professionals en Diane zeker aan. Maar ik ben wel blij dat ik haar al gereserveerd heb voor fase 3!”, sluit Kirsten af.

Wilt u ook ondersteuning van een Xedule Professional? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder!

Gerelateerde artikelen

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.