De inzet van de toetsautomaat van Xedule bij Hogeschool Windesheim

“De inzet van de toetsautomaat zorgt voor efficiëntie en tijdsbesparing binnen onze school.”

Sjano Rampersad – Coördinator Toetscentrum Almere
Marloes Scheermeijer – Projectleider Decentrale Implementatie Digitale Campus Almere

Deel deze pagina

Hogeschool Windesheim vindt het belangrijk om actief bij te dragen aan een inclusieve en duurzame samenleving. De onderwijsinstelling biedt binnen vijf domeinen hoger onderwijs aan 22.000 studenten en realiseert dit met 2250 docenten. Hogeschool Windesheim locatie Almere is ooit opgezet om het gebied Flevoland/Noord-Holland te bedienen. Het is een kleinschalige school en er is veelal direct contact tussen studenten en docenten, één van de Key Success Factors van de school.

Gepersonaliseerd leren

In Almere worden 26 opleidingen aangeboden, van Bachelor tot aan Associate Degree en van voltijd tot (flex) deeltijd. Hogeschool Windesheim is bezig met het ontwikkelen van een eigen leerroute per student waarbij zij zich inschrijven voor een opleiding met persoonlijke profileringsruimte. Binnen de persoonlijke profileringsruimte krijgen studenten de mogelijkheid om bij andere opleidingen te kijken, maar ook bij andere onderdelen binnen de gekozen studie. Naar verwachting is dit inzetbaar vanaf schooljaar 2023/2024. Op dit moment werkt de onderwijsinstelling al met keuzemodules en is er ruimte binnen de minors. Hogeschool Windesheim werkt sinds 2017 met Xedule en is schooljaar 2020-2021 gestart met de inzet van de toetsautomaat.

We gaan in gesprek met Sjano Rampersad, Coördinator Toetscentrum Almere en Marloes Scheermeijer, Projectleider Decentrale Implementatie Digitale Campus Almere over de inzet van de toetsautomaat.

Sjano werkt acht jaar bij Hogeschool Windesheim, is altijd bezig geweest met toetsorganisatie en sinds een aantal jaren coördinator van het toetscentrum in Almere. “Voorheen maakten we gebruik van een ander programma, verzamelden we alle toetsinformatie en voerden we alle gegevens handmatig in. Inmiddels worden alle toetsgegevens in Xedule verzameld door de collega’s van het Toetscentrum en vullen zij de jaarplanning. Sinds een jaar genereren we met de toetsautomaat van Xedule het toetsrooster.”

Marloes werkt 12 jaar bij Hogeschool Windesheim. Sinds maart dit jaar vervult zij de rol van decentraal projectleider implementatie digitale campus in Almere. Voorheen werkte zij als logistiek ondersteuner en is ooit begonnen als planner/roosteraar. Ze hield zich altijd al bezig met les- en toetsroosters. Marloes: “Het voordeel voor ons is dat wij altijd het toetsrooster in een roostersysteem hebben gemaakt. Toen we begonnen met Xedule konden we alle toetsdata overnemen van het vorige systeem en hoefden we geen afscheid te nemen van Excel-bestanden.”

De start met Xedule bij Hogeschool Windesheim Almere

In 2017 is Hogeschool Windesheim gestart met de implementatie van Xedule. Marloes: “De reden van aanschaf van Xedule was het technische aspect van de planning- en roostertool. Het oude programma voor roostering voldeed niet meer en anderzijds wilde wij het plan van inzet-gedeelte onderbrengen in een planning- en roostertool.” Marloes vertelt dat sinds de start van schooljaar 2020-2021 alle opleidingen binnen Hogeschool Windesheim met Xedule werken.

De Inzet van de toetsautomaat bij Hogeschool Windesheim Almere

Na de implementatie van Xedule en de ontwikkeling van de toetsautomaat binnen Xedule ontstond de vraag bij Windesheim om deze in te gaan zetten bij het maken van toetsroosters. Op dit moment wordt de toetsautomaat ingezet op alle domeinen van Windesheim. De uitdaging op locatie Zwolle is groter dan in Almere, omdat daar sprake is van een veel groter volume aan toetsen en locaties die over en weer gedeeld worden. Sjano vertelt dat ze de eerste drie jaar de toetsen handmatig inplande binnen Xedule. “Nu bespaar ik veel tijd door het inzetten van de toetsautomaat. De inzet van de toetsautomaat is minder foutgevoelig, maar het is wel belangrijk dat de data die je gebruikt kloppend is.” Het uiteindelijke doel van Hogeschool Windesheim is om vanuit één bronbestand de data in Xedule in te voeren, de toetstabellen klaar te zetten en de toetsautomaat met één druk op de knop een toetsrooster te laten produceren.” Op dit moment is de school bezig om te zorgen dat de koppelingen van verschillende systemen goed met elkaar samenwerken zodat het bronbestand juist gegenereerd kan worden.

Voordelen toetsautomaat

Eén van de voordelen van het gebruik van de toetsautomaat van Xedule is dat het toetsrooster in dezelfde omgeving wordt gepubliceerd als het lesrooster. Doordat de automaten met elkaar samenwerken worden er signaleringen gegeven wat wel en niet kan. Sjano: “Vroeger was ik een week bezig met het maken van het toetsrooster. Tegenwoordig ben ik hier ruim een dag mee bezig en dat kan in de toekomst nog minder worden. Op de lange termijn is ons doel om het toetsrooster eerder op te leveren dan we nu doen.”

Daarnaast vertelt ze dat ze de roostervoorwaarden nog strakker ingezet moeten worden op een groep of toets. “De toetsautomaat geeft een goede verdeling over beide toetsweken, alleen beperken wij de werking soms zelf door te veel voorwaarden mee te geven aan het moment van de toets.”

Studenten laten inschrijven op toetsmomenten

Hogeschool Windesheim biedt sinds dit schooljaar studenten de mogelijkheid zich in te schrijven op een toetsmoment. Sjano: “Op deze manier hebben we sneller inzicht in data die toegevoegd of aangepast moet worden en weet de student al in een vroeg stadium wanneer de toets gepland is. Het streven is om volgend schooljaar studenten zich in te laten schrijven op een toetsmoment naar keuze.” Marloes vertelt ons dat de school voorheen roosterde op basis van inschatting. “Nu kan Sjano in het systeem aangeven hoeveel studenten zijn ingeschreven op de toets en dit wordt meegenomen in het toetsrooster. Een stoel is alleen bezet als de student daadwerkelijk de toets komt maken. De lokalen worden dus efficiënter ingezet.”

Inzet penalty

De zogenoemde penalty-functie zet Hogeschool Windesheim in voor het niet roosteren van toetsen op de avond. Het nadeel hiervan is dat de automaat geen enkele toets op de avond roostert. Deze zouden nog wat flexibeler in gebruik mogen zijn, aldus Sjano.

Samenwerking met Visma Advitrae

Over de samenwerking met Visma Advitrae zijn beiden dames tevreden. Marloes: “Het enige nadeel is dat jullie enorm aan het groeien zijn en dat de ontwikkeling van de toetsautomaat een beetje achterblijft ten op zichte van de ondersteuning aan de voorkant.”

Toekomstplannen

In de toekomst wil Hogeschool Windesheim op studentniveau toetsen gaan inplannen. Tegelijkertijd geven ze aan dat dit echt nog toekomstmuziek is. Tot slot geven ze de tip om de zichtbaarheid van het plan van inzet voor docenten door te ontwikkelen waardoor de informatie in één duidelijk overzicht komt te staan. Hierdoor kunnen inzetplanners bij eventuele calamiteiten makkelijker schuiven met aan modules toegewezen docenten.

Zelf aan de slag met de toetsautomaat? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Gerelateerde artikelen

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.