Het realiseren van studentbeloftes met de inzet van roosterautomaat Xedule

“Het blijft een uitdaging om alle beloften ook écht waar te maken, maar er zijn – mede dankzij de inzet van Xedule – hele mooie stappen gezet.”

Bianca Hendriks-Vijfschaft, Teamleider Onderwijsplanning bij Hogeschool Saxion

Deel deze pagina

Hogeschool Saxion werkt bijna drie jaar met Xedule. We vroegen hen wat de ervaringen met Xedule zijn, de inzet van de roosterautomaat en wat het werken met Xedule hen heeft gebracht en op welke manier dit een bijdrage heeft geleverd aan het realiseren van de studentbeloftes.

Saxion is een hogeschool voor het hoger beroepsonderwijs (hbo). In Apeldoorn, Deventer en Enschede studeren ruim 26.000 studenten. Saxion biedt uiteenlopende opleidingen en bijzondere afstudeerrichtingen of specialisaties, zowel nationaal als internationaal. Samen met bedrijven en instellingen wordt door de lectoraten toegepast onderzoek gedaan. Daarnaast heeft de Parttime School een gevarieerd aanbod van bij- en nascholing.

Bianca Hendriks, Teamleider Onderwijsplanning bij Saxion legt uit dat voor haar start bij Saxion de roostermakers aan het uiteinde van het ketenproces zaten en alleen het rooster maakten. Op dit moment werken onderwijsplanners aan de voorkant van de keten al aan de voorbereiding van de roosters én leveren de roosters op. “Juist omdat zij met een totaal ketenproces van onderwijsplanning bezig zijn is er meer betrokkenheid en efficiëntie.” Daarnaast vertelt ze dat Saxion bezig is met het verbeteren van processen. “We vinden het belangrijk dat studenten bij alle opleidingen dezelfde beleving hebben. Waar je ook komt bij Saxion, je wordt op dezelfde manier geholpen. Wij geloven dat dit een belangrijke bijdrage levert aan de tevredenheid van de student.  Dat vraagt wat van het onderwijs, maar ook van ons als team onderwijsplanners.”

Automatisch roosteren door de Roosterautomaat van Xedule 

Voor de start met Xedule had Hogeschool Saxion geen integraal systeem voor plannen en roosteren. Er werd veel handmatig werk verricht tussen systemen, maar ook het gehele roosterproces was afhankelijk van de roostermaker. Het was een arbeidsintensief proces waar veel druk op stond. “Niemand was echt blij met het eindresultaat. Ook konden we toen niet sturen op studeerbaarheid, doceerbaarheid en organiseerbaarheid. Daarom zijn we gestart met het programma Onderwijslogistiek, en één van onze doelen was het verhogen van de studenttevredenheid op het gebied van roosters. Vanuit daar zijn onze studentbeloftes ontstaan.”.

 

Realiseren van de Saxion studentbeloftes met Xedule

Saxion kent 12 studentbeloften. Destijds hebben zij middels een vragenlijst aan studenten binnen de Hogeschool gevraagd wat zij belangrijk vinden in het onderwijs en daar zijn deze beloften uit ontstaan. Bianca vertelt dat er met veel enthousiasme wordt gewerkt aan het realiseren van deze studentbeloftes. “Het blijft een uitdaging om alle beloften ook écht waar te maken, maar er zijn – mede dankzij de inzet van Xedule – hele mooie stappen gezet.”  Een aantal voorbeelden:

1.​Het rooster is lang van tevoren bekend (minimaal een semester of jaarrooster)​

Een deel van deze belofte heeft Saxion ook het afgelopen jaar waar kunnen maken. “Wij werken in de jaarplanning met kwartiel/semester en jaarplanning. Het roosteren gebeurt altijd op kwartiel basis omdat er gedurende het kwartiel nog wijzigingen in de inzetplanning plaats vinden.”

2. ​Een lange lesdag heeft een ingeroosterde lunchpauze

“Binnen Saxion werken wij met een lestijdentabel. Hierin worden de pauzes meegenomen en is het voor iedereen duidelijk wanneer de pauzes plaatsvinden. Hierin geven wij ruimte aan het onderwijs om zelf invulling te geven aan de pauzetijden wanneer lesuren aan elkaar gekoppeld zijn.”

3. We verhogen de kwaliteit van tussenuren door een online reserveringssysteem voor ruimtes​

Saxion gaat dit jaar nog onderzoeken of zij hierin gebruik kunnen maken van de mogelijkheid die MyX hierin biedt. “De verwachting is dat wij begin van het nieuwe kalenderjaar hier gebruik van kunnen maken.”

4. Eén lesvrije dag in de week

Bianca legt uit dat Saxion deze belofte heeft kunnen realiseren aan de hand van de zogenoemde ‘voorkeuren’. “Door middel van het invullen van de juiste roostervoorwaarden in Xedule produceert de roosterautomaat een rooster met één lesvrije dag.”

5. Een lesdag heeft minimaal vier lesuren

“Op dezelfde manier als de lesvrije dag in de week, kunnen we in Xedule gemakkelijk aangeven wanneer er geroosterd mag worden en wanneer niet. Daarmee was de lesdag van minimaal vier uur ook een belofte die gemakkelijk te realiseren was.”

6. Studenten hebben maximaal één gebouwwissel per dag

De zogenaamde ‘faciliteitenautomaat’ in Xedule weet welke lokalen beschikbaar zijn om te roosteren. Ook kan hierin het maximaal aantal personen per het lokaal worden aangeven. “Bij Saxion hebben we in de faciliteitenautomaat kunnen aangeven dat er maar één gebouwwissel per dag mag zijn. We zijn erg blij met deze mogelijkheid. Hierdoor hoeven studenten veel minder te lopen tussen de verschillende gebouwen en kunnen lessen op tijd starten. Plezierig voor zowel docent als student ”, aldus Bianca.

7. Een geïntegreerd les- en toetsrooster

Saxion wilde graag een geïntegreerd les- en toetsrooster zichtbaar maken  voor de student. Hiermee kan de student namelijk op eenvoudige wijze zijn les- en toetsrooster inzien, zonder daarbij meerdere bronnen te raadplegen. Bianca vertelt dat sinds kort het les- en toetsrooster nu daadwerkelijk zichtbaar is op het studentenportaal van Xedule, maar dat het nog twee aparte processen zijn; het toets- en roosterproces. “Dit heeft alles te maken met hoe wij het proces aan de voorkant hebben ingericht. We zijn op dit moment bezig om beide processen te integreren waardoor wij zowel het toets- als het lesrooster voor een groot deel door de automaat kunnen laten roosteren Dat is weer een mooie stap voorwaarts. ”

Voorkeuren verwerken in de roosterautomaat van Xedule

Bianca vertelt dat Xedule ook tijdens corona enorm geholpen heeft bij het maken van het rooster. “In Xedule hebben we aangegeven dat lessen gespreid moesten plaatsvinden zodat het openbaar vervoer in de ochtend minder werd belast. Middels het invoeren van een percentage konden we dit realiseren.” Ook werden er waardes meegegeven in de  roosterautomaat die ervoor zorgden dat online lessen zoveel mogelijk aan het begin of einde van een dag geplaatst werden.

Daarnaast vertelt ze ons dat het oplossen van de signaleringen die Xedule aangeeft één van de redenen is waarom de roosterautomaat goed werkt. “De onderwijsplanners zijn enorm blij om met behulp van de mogelijkheden die Xedule heeft de studentbeloftes te realiseren. De planners hebben minder werk aan het roosteren door het draaien van de roosterautomaat, het oplossen van de signaleringen die Xedule weergeeft en door gebruik te maken  van analyses en samen met het onderwijs de knelpunten op te lossen.

Toekomstplannen

Ook kijkt Saxion naar de mogelijkheden die MyX te bieden heeft, waaronder het reserveren van ruimtes. Daarnaast gaan zij werken met de meerjarenplanning. “Het doel van ons team is om ondersteuning te bieden in het totale onderwijsplanningsproces en de juiste handvatten mee te geven zodat het onderwijs zich echt bezig kan houden met  kwalitatief onderwijs. Dit doen we door Xedule zo in te zetten dat we – vanuit de meerjarenplanning – een  jaarplanning gedetailleerd kunnen uitwerken en vanuit daar het rooster maken.”

Samenwerking met Visma Advitrae

We vroegen Bianca wat ze vond van de samenwerking met Visma Advitrae. Ze vertelt dat er goed contact is onderling. Ook het implementatieteam is tevreden en de zaken worden goed afgestemd. Er wordt altijd samen gezocht naar de beste oplossing voor de uitdagingen die we tegenkomen. “Je moet wel een goed implementatieteam beschikbaar hebben en bereid zijn om je interne processen aan te passen.”

Zelf aan de slag met de roosterautomaat? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Gerelateerde artikelen

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.