Advitrae introduceert Rapportage-dienst!

Lees hier verder

de HAN: 'In- en overzicht, met een vooruitziende blik'

Lees het interview

Ook Avans Hogeschool kiest voor Xedule!

lees verder

Noteer in je agenda: Bijeenkomst gebruikersgroep 13 maart 2018.
Advitrae ISO27001 gecertificeerd!!

Bekijk het certificaat

De implementatie van ISO27001.

Lees hier verder

Alle geplande Open Opleidingen in 1 overzicht

Bekijk het schema

Xedule: 'In- en overzicht, met een vooruitziende blik'

Wat merken procescoördinatoren, roostermakers, controllers en andere HAN'ners van de nieuwe manier van werken als gevolg van het project Inzetplanning en Budgetmonitoring? Zijn ze er in hun dagelijkse werkpraktijk over te spreken? Waar zien ze nog ruimte voor verbetering? En hebben ze misschien handige tips voor hun collega's? In een reeks interviews nemen we kriskras door de organisatie polshoogte en vragen het hun op de man of vrouw af.

Procescoördinatoren Monique Backer (links op de foto; opleiding Pedagogiek, Instituut Sociale en Pedagogische Studies, GGM) en Sylvia Kapitein (opleidingen Bedrijfskunde MER en Logistiek & Economie, Instituut Bedrijfskunde, FEM) bijten het spits af. Interview HAN

Wat is er door het project I&B bij jullie faculteiten op hoofdlijnen gebeurd?

MONIQUE: 'In vogelvlucht: scholing aan procescoördinatoren GGM; inrichting en starten met werken in Xedule; Kennisateliers Finance (kennisdeling over fte's, inzet docenten, analyses uit de inzetdatabase; met teamleiders, opleidingscoördinatoren en andere belanghebbenden); budgetmonitoringgesprekken tussen instituutsdirectie, finance-portefeuillehouders opleidingen en procescoördinatoren; en daarna key-user-overleggen over ontwikkelingen/updates Xedule en aanverwante processen. Tevens is het Projectteam Xedule ingericht, inclusief vraagpunt.'

SYLVIA: 'Ook bij de FEM vormden trainingen de aftrap, gevolgd door informatiebijeenkomsten. Om alle betrokkenen wegwijs in Xedule te maken. Ik kon me als vraagbaak nuttig maken vanwege mijn drieledige betrokkenheid: als projectteammedewerker, gebruiker van het systeem en ex-roostermaker. Na een gefaseerde introductie van Xedule, zijn er net zoals bij GGM, key-users en een onderwijslogistiek medewerker (OLM) aangewezen.'

Met welk doel?

SYLVIA: 'Kort gezegd: uniforme werkwijzes, effectievere kennisoverdracht en ook betere communicatie, zowel onderling binnen de FEM als faculteitoverstijgend. De key-users, de naam zegt het al, hebben daarin een centrale, verbindende rol. Je hoeft niet zelf meer het wiel uit te vinden; op je eigen eiland, zogezegd. Bij hen kun je terecht.'

MONIQUE: 'Mee eens. De doelen die we voor ogen moeten hebben, zijn:

  • een efficiënt, transparant inzetproces dat goede managementinformatie oplevert;
  • bevordering van de samenwerking tussen de HAN-onderdelen;
  • zorgvuldige in-/uitleenprocedures;
  • financiële bewustwording, waarbij we tijdig en goed leren anticiperen;
  • resultaatverantwoordelijke teams.'

Wat merken bijvoorbeeld leidinggevenden van de veranderingen, en wat docenten?

SYLVIA: 'Leidinggevenden hebben nu veel meer analyse- en rapportagemogelijkheden. Xedule levert een schat aan informatie, inzicht en overzicht op. Verder voorziet de nieuwe werkwijze in een snellere en eenduidige informatievoorziening voor docenten en natuurlijk ook coördinatoren.'

MONIQUE: 'Docenten hebben weinig hinder gehad van de implementatie van het nieuwe systeem. Geen vanzelfsprekendheid bij dit soort trajecten, maar dat is hier goed gelukt. Het is allemaal logischer en transparanter geworden. Docenten weten beter waar ze aan toe zijn in hun jaarplanning. Dit komt de samenwerking en het onderlinge begrip ten goede. Ook in die zin verloopt het nu prettiger, effectiever.

Voor managers geldt dat ze beter kunnen sturen op het tijdig aanleveren van informatie rondom inzetgegevens, financiële cijfers en roostergegevens. Plannen kan nu op jaarbasis, niet zoals voorheen slechts één semester vooruit.'

Ben je, in de optelsom van alles, blij met de nieuwe werkwijze? Vind je het over de hele linie genomen een tastbare verbetering?

MONIQUE: 'Er is veel meer inzicht in het totale inzetproces, we beschikken over betere analyses en dus over meer en beter bruikbare informatie. Tel daarbij op dat de aansluiting bij andere (onderwijs)onderdelen - binnen de faculteit en HAN-breed - enorm erop is vooruitgegaan. Alles gaat toe naar een goed geoliede keten. Uiteraard is en blijft er nog genoeg werk aan de winkel, maar ik ben tot nu toe enthousiast over deze vernieuwende werkwijze.'

SYLVIA: 'Het is allemaal aanmerkelijk inzichtelijker geworden. En je kunt er niet meer omheen: de werkverdeling is helder en logisch. Ook wisselen we meer uit, bijvoorbeeld door de koppeling met e-HRM. Wat heel goed is geweest: alle stakeholders in de organisatie zijn er van meet af aan goed bij betrokken geweest. Er is dankbaar gebruikgemaakt van ieders expertise en ervaring. Dat heeft het draagvlak bevordert en de bereidheid vergroot samen de schouders eronder te zetten. Van maand tot maand ontstaat er meer eenheid en afstemming. De HAN als geheel werkt stap voor stap toe naar een uniforme aanpak en solide planning, geënt op een vooruitziende blik. Zonder twijfel is dat winst.'

Welke verbetering heeft tot nu toe de meeste impact gehad?

MONIQUE: 'We werken met een systeem dat transparant is en inzet op jaarbasis mogelijk maakt. Ik kan een werkbegroting maken met taken en uren voor de langere termijn. Zo bespaar je tijd en krijg je een completer overzicht. Het verschaft je de ruimte om vooruit te denken.'

SYLVIA: 'Het kostte ons vroeger ruim 2 weken om alle gegevens "roosterbaar" te maken. Dan moest je dus nog gaan roosteren… Dat kan tegenwoordig met Xedule in één dag, een wereld van verschil. Nu moet wel de procescoördinator meer voorwerk verrichten. Dat is natuurlijk niet altijd leuk, maar wel beter: de regie komt zo meer bij het onderwijs te liggen. De roostermaker hoeft niet meer een vertaalslag te maken, met het gevaar van interpretatiefouten. Een wezenlijke verbetering.'

Geen vernieuwing in werkwijze zonder makkes. Welke aandachts- of verbeterpunten zien jullie nog?

SYLVIA: 'Xedule levert veel output op, aan analyses ook, maar vergt anderzijds veel input. Technisch is er nog wel een slag te maken om je door de stappen te leiden die je moet doorlopen in het systeem, soms best een complexe route met zij-afslagen en tussenstops. Het doorklikken en verbanden leggen, dat zou wat intuïtiever en minder arbeidsintensief mogen zijn.

Dat is de systeemkant van de medaille. Maar er is ook een andere manier van denken nodig. De oude denktrant werkt niet meer, zo'n traject vergt ook een cultuurverandering. Het systeem is zo goed als de mensen die ermee werken. Belangrijk is dat daar, na het project, eigenaarschap aan verbonden wordt, dit moet echt belegd worden in de staande organisatie.'

MONIQUE: 'Mee eens wat die andere mindset en het eigenaarschap betreft. Iedereen, van manager tot roostermaker, moet zijn aandeel leveren, zodat de database goed en tijdig wordt gevuld. Ook volgend jaar, en het jaar daarna. Dit staat of valt met bewustwording en bereidheid. Alleen dan kan de nieuwe werkwijze met succes wortelschieten.
Het systeem is gedetailleerd en kent verschillende dwarsverbanden wat het soms arbeidsintensief maakt. Door gewoonweg te doen gaat de verwerking steeds sneller; maar het zou tevens helpen als het systeem op den duur op technisch vlak wat slimme en snelle koppelingen kan bieden.'

Wat is volgens jou de meerwaarde van de nieuwe werkwijze voor de HAN als geheel?

MONIQUE: 'In een notendop: beter financieel inzicht in de fte-besteding (in het beschikbare budget); vooraf sturen, anticiperen en bijstellen; minder fouten en meer transparantie bij in- en uitleen; dezelfde taal spreken, middels een eenduidige werkwijze, die tijd bespaart en de efficiëntie vergroot.

SYLVIA: 'Als de hele HAN dezelfde taal spreekt, dan trekt de mist op. Alles is van meet af aan zichtbaar. Dat geeft grip en regie op het totale inzet- en planningsproces. De hele keten loopt soepeler, geolieder, meer vanzelf. Dan praat je nooit meer langs elkaar heen en weet iedereen waar hij aan toe is. Dat werkt veel prettiger en professioneler.'

Welke praktische tips zou je andere procescoördinatoren/roostermakers willen meegeven?

SYLVIA: 'Schenk aandacht aan borging en nazorg. Ook na projecteinde moeten we allemaal bij de les blijven. Concreter gezegd: blijf onderling communiceren en blijf werken volgens de bestaande procesbeschrijvingen. Denk ook aan opfriscursussen, een vraagpunt en het aanwijzen van proceseigenaren.'

MONIQUE: 'Neem je key-users serieus. Leg je oor bij hen te luister, leer van hen en van elkaar. Neem de teamleider/opleidingsverantwoordelijke mee in het traject. Leg je verbeterwensen rond Xedule voor aan de projectgroep. En als het om de onderlinge samenwerking gaat, stel ik de volgende gedragsregel voor: doe wat je zegt en zeg wat je doet. Tot slot, ik noem het nog eens, blijf zorgvuldig in het tijdig en juist verwerken van gegevens, want dat is in ieders belang.'

Interviewer: Hans Wanningen

Bron: Insite SB

Plaatsingsdatum: 27 september 2017